L’indexation collaborative permet à tous les internautes de transcrire, c'est-à-dire de recopier dans un formulaire, les prénoms, noms et un certain nombre d’informations concernant les individus mentionnés dans une grande partie des documents des archives en ligne.

Cette action permet de retrouver en utilisant un moteur de recherche les informations saisies. 

Les travail des indexeurs profite à tous. 

Il est possible d’indexer les documents des archives en ligne suivants :

• Etat civil
• Tables des successions et absence
• Enfants assistés
• Ecole des Mines (en particulier les registres des élèves)
• Recensement de population
• Registres matricules

Pour les registres matricules et recensements de population, un travail d’indexation a déjà été réalisé par les Archives départementales pour certaines années et certaines villes. Il sera progressivement mis en ligne à partir du mois d’août 2023.

Actuellement il est possible de faire des recherches dans les 28 077 noms des recensements de population du Chambon-Feugerolles de 1841, 1851, 1861, 1872, 1881.

L’indexation des registres matricules est intégralement en ligne pour :

• le bureau de Montbrison pour les classes 1898-1921 (44 681 noms indexés)
• le bureau de Roanne pour les classe 1898-1909 (19 607 noms indexés)
• le bureau de Saint-Etienne pour les classes 1910-1954 (28 518 noms indexés)

Tous les internautes peuvent participer à l'indexation collaborative s'ils ont créé un compte personnel : pour faire cela cliquer sur MON ESPACE en haut de page (entouré en rouge dans l'exemple ci-contre) et suivez les indications.

Pour vous connecter à votre compte personnel, vous pouvez le faire à partir de MON ESPACE ou directement à partir du visualiseur en cliquant sur Espace personnel (pictogramme représentant une silhouette, entouré en rouge dans l'exemple ci-contre).

Lorsque vous avez repéré un acte à indexer, dans le visualiseur, cliquez sur le pictogramme Indexation (pictogramme avec les lettres ABC entouré en vert dans l’exemple).

Un panneau (bandeau vertical) s’ouvre à droite du visualiseur.
Cliquez sur le pictogramme Indexer ce document, en haut du panneau (entouré en vert dans l'exemple).

Quatre pictogrammes apparaissent. Cliquez sur Ajouter (le premier pictogramme à gauche avec un +, entouré en vert dans l'exemple)
Ensuite cliquez sur le nom du type de document à indexer : ici ETAT CIVIL (entouré en bleu)

Un formulaire avec des champs est proposé : il faut saisir au moins un nom et un prénom.

Vous pouvez, si vous le souhaitez, délimiter une zone sur l’image du visualiseur, correspondant à l’acte à indexer. Pour cela cliquez sur le pictogramme Dessiner la zone, (en bas à gauche du formulaire, entouré en vert dans l’exemple). Avec la souris, définissez la zone à délimiter : pour cela cliquez sur le point bleu (entouré en rouge dans l’exemple) pour commencer à tracer la zone, puis cliquez à nouveau sur le point bleu pour terminer le cadre. Attention à ne pas tracer la zone sur les écritures afin de ne pas nuire à la lecture du document.

Si vous faite une erreur, cliquez à nouveau sur le pictogramme Dessiner la zone : le cadre disparaît.

Pour valider l'indexation il faut enregistrer vos données, en cliquant sur le pictogramme Enregistrer (deuxième pictogramme à gauche en haut du formulaire, entouré en vert dans l’exemple).

Si vous voulez compléter le formulaire, après l'avoir enregistré, vous pouvez toujours le faire : il suffit de cliquer à nouveau sur le pictogramme Indexation et le formulaire de saisie apparaît à nouveau.

Vous pouvez recommencer l’opération pour saisir une nouvelle indexation.

Des champs de recherches dédiés à l’indexation ont été ajoutés à la suite des formulaires de recherches habituels.

Il faut remplir au moins un des champs puis cliquer sur Rechercher.

Attention il n'y a des réponses que s'il y a eu des indexations réalisées. Pour l'instant très peu d'indexations ont été enregistrées, il y a donc peu de réponses.

Cliquez sur l'oeil des réponses.

Le visualiseur s'ouvre à la première page correspondant au résultat. Les autres pages s'affichent sous forme de vignettes.

Pour voir les indexations réalisées sur la page proposée, il faut d'abord cliquer sur Indexation (pictogramme avec les lettres ABC, entouré en rouge dans l’exemple) puis vous pouvez :

• soit cliquer sur l'image à l'intérieur d'une zone délimitée par les cadres bleu, pour faire apparaitre les élément indexés correspondant à l'espace choisi
• soit cliquer sur un nom indexé dans le panneau à droite (entouré en vert dans l'exemple) pour faire apparaitre les élément indexés. La zone de l'image correspondante devient bleue.

Vous pouvez également faire une recherche directement à partir du visualiseur dans le lot d'image visualisé. Il faut cliquer sur Galerie et recherche (pictogramme à droite avec une loupe, entouré en rouge dans l'exemple). Tapez un nom dans la barre de recherche. Toutes les images du document visualisé, correspondant à la recherche sont visibles sous forme de vignette.

Pour signaler une erreur dans l'indexation, cliquez sur le pictogramme Signaler une erreur, représenté par un signe d'exclamation, en bas à droite (entouré en rouge sur l'exemple. Un panneau s'ouvre dans lequel il convient d'indiquer son courriel et un message).

Les cadres bleus entourant les noms indexés peuvent gêner la lecture des documents. Pour les enlever, cliquez sur le pictogramme bleu Masquer les zones d'indexation en bas du visualiseur (entouré en rouge sur l'exemple).

Les cadres bleus disparaissent.