Pour remplir une obligation légale

Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité (Code du patrimoine, article L211-1).

Les administrations et établissements publics sont responsables de la conservation de leurs archives jusqu'à l'expiration de leur durée d'utilité administrative, c'est à dire le temps pendant lequel un document est susceptible d'être utilisé par ces services.

Ils doivent se soucier de leurs conditions de stockage et du classement des dossiers sous forme papier ou électronique (dans une gestion électronique de documents (GED) par exemple).

Après la durée d'utilité administraitve, les dossiers doivent faire l'objet d'un tri en concertation avec les Archives départementales afin de déterminer quelles archives seront versées aux Archives départementales, en raison de leur intérêt historique ou juridique, et quelles archives pourront être éliminées.

Le versement (transfert des documents et de la responsabilité de leur conservation) et l'élimination d'archives publiques sont encadrés par la loi (Code du patrimoine, articles L212-1 à 14) et doivent être réalisés selon des règles précises.

Pour gagner du temps et de l'espace

À l'heure actuelle, les archives des administrations représentent des volumes importants, sans compter l'usage abondant des copies. Une bonne stratégie de gestion des archives permet des gains substantiels de temps et d'espace aussi bien dans les locaux des administrations ou sur leurs serveurs informatiques.

Connaître le cycle de vie des documents

Pour gérer au mieux ses archives sous forme papier ou sous forme électronique, il est indispensable de connaître les trois phases du cycle de vie des documents :

• les archives courantes sont les dossiers utiles à la gestion quotidienne du service : ils sont fréquemment utilisés et conservés à proximité des utilisateurs dans les bureaux des services administratifs.
• les archives intermédiaires sont l’ensemble des dossiers utilisés plus épisodiquement ou à conserver pour des impératifs juridiques : ces documents sont généralement conservés dans un local dédié à proximité des bureaux,
• les archives définitives (ou historiques) sont l’ensemble des dossiers dont l’utilité administrative est éteinte mais qui présentent un intérêt historique. Pour les administrations et les établissements publics dont le siège est dans le département, ces archives doivent être versées aux Archives départementales qui en assureront la conservation définitive.

Des outils pour gérer les archives

La durée d’utilité administrative et le sort final des documents sont déterminés par des circulaires nationales ou par des tableaux de gestion élaborés avec les Archives départementales. En l’absence de textes de référence, vous devez contacter les Archives départementales qui pourront réaliser avec vous un tableau de gestion de vos archives. Ce document est la conclusion d’un travail minutieux, mené en collaboration avec votre service, qui consiste à :

• recenser l’ensemble des documents produits par le service,
• définir leur durée d’utilité administrative (durée déterminée conjointement dans le respect des textes réglementaires),
• définir le sort final de ces documents (élimination, échantillonnage ou versement aux Archives départementales).

Ce document est véritablement un outil de gestion qui a vocation à évoluer en même temps que les missions et la diversification de la production documentaire de l’administration.

Verser

Seuls les documents ayant atteint ou dépassé leur durée d'utilité administrative et voués à une conservation définitive doivent être versés aux Archives départementales. Le versement doit impérativement être accompagné d'un bordereau descriptif, préalablement soumis aux Archives départementales.

Pour préparer votre versement, reportez-vous à la notice explicative et au bordereau de versement.

Eliminer

Aucune élimination d'archives publiques ne peut être effectuée sans le visa préalable du directeur des Archives départementales (Code du patrimoine, article L212-2).

Pour préparer vos éliminations, reportez-vous à la notice explicative et au bordereau d'élimination.