Archives des communes et établissements publics de coopération intercommunale
Les 323 communes de la Loire ont l'obligation de veiller à la bonne conservation de leurs archives. Les Archives départementales sont à leur disposition pour leur fournir aide et conseil.
Hôtel de ville de Saint-Galmier, AD Loire, cote 8 Fi 1
Les obligations des communes
- Les communes, comme toutes les collectivités territoriales, sont propriétaires et responsables de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur (Code du patrimoine, article L 212-6). La gestion des archives relève des dépenses obligatoires des communes (Code général des collectivités territoriales, article L2321-2).
- Veiller à la préservation des documents, trouver un local sain et adapté pour les stocker, trier et inventorier les archives, les communiquer au public relèvent donc de la compétence de chaque commune.
- Pour l'exécution de ces missions, les communes sont placées sous le contrôle scientifique et technique de l'État.
- Ce contrôle s'applique aux modalités de conservation des archives mais aussi aux éliminations de documents dont la liste (ou bordereau) doit être obligatoirement visée par le directeur des Archives départementales avant destruction.
- Il s'applique également à la restauration des registres paroissiaux et d'état civil : les devis des travaux prévus doivent être visés par le directeur des archives départementales.
- Lors du changement de municipalité, l'ancien maire doit transférer la responsabilité des archives à son successeur. Un récolement, c'est dire la liste de toutes les archives conservées par la commune, doit être annexé au procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives. Un exemplaire doit être transmis aux Archives départementales.
- En complément de ce contrôle, les Archives départementales mettent à disposition des communes un service d'aide technique.
Les archives départementales à l'écoute des communes
- Par simple appel téléphonique ou courrier électronique, les communes peuvent interroger les Archives départementales sur des questions aussi variées que les délais de conservation des documents (factures, documents électoraux, documents d’urbanisme, état civil…), les conditions de conservation (locaux, restauration, reliure des registres…) ou les règles de communication des archives au public.
- En cas de besoin, une ou plusieurs visites sur place, entièrement gratuites pour la commune, peuvent être organisées pour faire un diagnostic ou aider à concevoir le tri, le classement et l'inventaire des documents communaux.
- Cette mission s’adresse également aux communautés de communes.
Quelles archives trouve-t-on dans les communes de la Loire ?
Si certains documents remontent à l'époque moderne, les archives communales sont surtout riches pour le XIXe et le XXe siècle. On y trouve notamment :
- Les délibérations du conseil municipal
- Les arrêtés du maire
- Les documents relatifs au budget et à la comptabilité communale
- Les registres paroissiaux et d'état civil (les plus anciens datent du XVe siècle dans notre département)
- Les listes nominatives de recensement de la population, très précieuses pour la recherche sur les individus ou sur le développement de la commune
- Le recensement des classes en vue du service militaire
- Les documents électoraux comme les listes d'émargement et les procès-verbaux
- Le cadastre
- Les permis de construire et les documents d'urbanisme
- Les documents relatifs aux écoles (construction, élèves, activités...)
- Les délibérations du conseil municipal
- Les travaux
- L'aide sociale
