Concrètement, les archives sont regroupées par fonds, correspondant à l’ensemble des documents provenant du même producteur : 

• un même service administratif,
• une même entreprise, ou association,
• une famille, ou une personne....

 Ainsi toutes les archives provenant de l’entreprise Manufrance sont rassemblées dans un même fonds : le fonds Manufrance.

L'instrument de recherche donne des informations sur l’ensemble des documents d’un même fonds :

• qui est son producteur,
• quelle est son histoire,
• les dates des documents,
• la quantité des archives,
• comment celles-ci ont été classées...

Ainsi l’instrument de recherche concernant Manufrance contient un historique de cette société. Il apprend que les documents concernent  la période 1885 à 1980, même si la grande majorité datent des années 1960 et 1970. Ils occupent un total de 844,90 mètres de rayonnage, non compris les plans et  photographies.

Dans un fonds, les archives sont regroupées par dossiers ou par boîtes qui portent chacun une cote différente, c'est-à-dire un identifiant composé de symboles. Exemple 63 J 1

L’instrument de recherche décrit les documents correspondant à une cote précise.

Ainsi grâce à « l’inventaire Manufrance » on peut savoir que la cote 63J1 regroupe les Statuts de la société Manufrance, sous forme de livrets imprimés de 1894 à 1978.

L’instrument de recherche est donc la porte d’accès aux documents conservés aux Archives départementales.

Un instrument de recherche peut avoir plusieurs formes. Il peut s’agir :

• d’un livre imprimé,
• d’un fichier PDF,
• de fiches classées dans un fichier,
• de base de données informatique