La salle de lecture est ouverte gratuitement à toute personne, quelle que soit sa nationalité.

 Pour accéder à la salle de lecture, il est nécessaire de s'engager à respecter le règlement intérieur qui définit  les modalités de communication, de consultation et de reproduction des documents. 

L'inscription est obligatoire. 

Lors de la première visite, une carte de lecteur personnelle est établie sur présentation d'une pièce d'identité avec photographie. Cette carte est valable pendant une année civile et elle est renouvelable.

Illustration : certificat de brevet de pilote de Louis Dupuy de 1914 (Archives départementales de la Loire 6 S 4) : ce certificat n'est pas suffisant pour s'inscrire en salle de lecture.

Attention : seuls les cartes nationales d'identité, les passeports, les permis de conduire, les cartes d'étudiant, les cartes de famille nombreuse, les cartes professionnelles, les certificats de résident ou les cartes de séjour sont acceptés comme pièces d'identité.

Des casiers individuels, fermant à clé, sont à la disposition de chaque lecteur, afin d'y déposer les effets personnels.
Seuls sont autorisés en salle de lecture un crayon de papier et des feuilles pour la prise de notes. 
Les sacs à mains, cartables, sacoches (de portable notamment), porte-documents, trousses, manteaux et vestes doivent être laissés dans le casier. 

Tous les documents sont fragiles : ils doivent être manipulés avec précaution.

Illustration : arbre généalogique de Pierrette Marie de Sainte Colombe  femme de Jean-Baptiste d'Allard. Fin XVIIIe siècle (Archives départementales de la Loire, 26 J  DEM 3915)

Afin de les préserver des dégradations, les lecteurs doivent respecter les préconisations de consultation décrites dans le petit guide de conservation préventive.

Les demandes de documents sont regroupées par levée tous les quarts d'heure à partir de 8 h 45 jusqu'à 11 h 45 et de 13 h 15 jusqu'à 16 h 15. Le lecteur peut demander 2 documents par levée et 20 documents maximum par jour. Après 16 h 15, la consultation des archives numérisées, les instruments de recherche et les usuels de la bibliothèque restent accessibles. 

Il est possible de prolonger d'une semaine la communication de deux documents demandés ou d'en réserver deux nouveaux pour une prochaine visite. 

Vous pouvez également réserver des documents à l'avance (au maximum deux par jour) par courriel. La demande doit nous parvenir 48 heures avant votre visite en salle de lecture. Les documents seront sortis pour la levée de 8h45.

Lorsque des archives ont été numérisées ou copiées sur microfilm, il n'est pas possible de consulter les documents originaux. Il convient de consulter les copies numériques sur le site Internet ou sur les postes informatiques de la salle de lecture.

Des postes informatiques sont disponibles en salle de lecture, sans réservation, pour consulter des documents numérisés.

Il est nécessaire de se munir de son numéro de lecteur pour consulter les archives numérisées dont la diffusion sur Internet n'est pas autorisée par la Commission nationale de l'informatique et des libertés. 

Il s'agit :

- des actes de naissances postérieurs à 1920,

- des tables décennales des naissances et mariages postérieures à 1942,

- des recensements de population et des registres d'élèves de l'Ecole des mines postérieurs  à 1936,

- de l'ensemble des fiches d'étrangers du commissariat de Saint-Etienne.

Le quotidien de La Tribune Républicaine (1899-1944) et certains documents sont consultables sur microfilms, en libre accès. Un lecteur de microfilms est à votre disposition.

Illustration : fiche du commissariat de saint-Etienne concernant Charles Hes, footballeur tchèque. 1938 (AD 42 cote 4 M 1137)

Les lecteurs sont autorisés à photographier les documents, sans flash ni éclairage d'appoint, sauf si l'état matériel des documents ne le permet pas. L’usage de scanners ou tout autre numériseur à plat est interdit.

Le président de salle se réserve la possibilité de refuser toute demande de reproduction qui ne serait pas compatible avec le bon fonctionnement du service ou qui serait susceptible de nuire à la conservation des documents.

Un scanner adapté est à la disposition des lecteurs pour la reproduction des documents d'un format A3 maximum. Les fichiers numériques peuvent :

•  être copiés gratuitement sur une clé USB apportée par le lecteur,
•  faire l'objet d'impressions gratuites dans la limite de 30 par jour. Au delà l'impression est facturée 0,15 euro pour un format A4 et 0,30 euro pour un format A3.

L'utilisation du scanner est interdite pour tous documents fragiles, scellés, sur parchemin, ou aquarellés.

Des extraits de documents d'un format supérieur au format A3 peuvent être numérisés sur autorisation du président de salle.

Des tarifs de reproduction ont été élaborés pour les prises de vues effectuées par le service des Archives départementales ou la fourniture de documents déjà numérisés par le service (à télécharger en fin de paragraphe).

 Illustration : Appareil photographique. Fonds de Photographies de Manufrance. (AD 42 cote 66 FI 205_12).

Des règles de communicabilité fixées par la loi (articles L 213-1 à L 213-6 du Code du patrimoine ) s'appliquent pour la consultation des archives.

Le régime commun est la libre communication des archives publiques. Il en va ainsi de l’ensemble des documents administratifs qui se trouvent, au terme de la loi de juillet 1978, librement communicables.

La loi fixe également des délais de communicabilité spéciaux qui peuvent être résumés de la manière suivante :

• 25 ans à compter de la date du document (ou du plus récent document inclus dans le dossier) si sa communication porte atteinte au secret industriel et commercial, à la recherche des infractions fiscales et douanières, ou au secret statistique (hors informations nominatives).
• 50 ans à compter de la date du document (ou du plus récent document inclus dans le dossier) si sa communication porte atteinte au secret de la défense nationale, à la sûreté de l'État, à la sécurité publique ou à la protection de la vie privée.
• 75 ans à compter de la date du document (ou du plus récent document inclus dans le dossier) ou 25 ans à compter de la date de décès de l’intéressé pour les affaires portées devant les juridictions, les enquêtes de police judiciaire, les minutes et répertoires de notaires, les registres de l'état civil de naissances et de mariages à compter de leur clôture. Les registres de décès deviennent librement communicables.
• 100 ans ou 25 ans à compter de la date de décès de l’intéressé si le document (ou le dossier) normalement communicable après un délai de 75 ans contient aussi des informations concernant un mineur ou la vie sexuelle d’une personne.
• 120 ans après la naissance ou 25 ans après la date du décès de l'intéressé si celle-ci est connue, pour les documents contenant des informations médicales.

Une application numérique, @docs, conçue par les Archives de France pemet de savoir si un type de document peut être consulté. Pour en savoir plus : Accéder aux documents publics avec @docs sur le site Internet des Archives de France

Des dérogations aux délais de communicabilité peuvent être accordées par le Ministère de la Culture (Direction générale des Patrimoines - Service interministériel des Archives de France) après avis du service ayant versé les archives et du directeur des Archives départementales, sous réserve d’en faire la demande. Se renseigner auprès des Archives départementales.